Training Quality Management System for Procedure and Work Instruction

Deskripsi

Training Quality Management System for Procedure and Work Instruction merupakan program pelatihan yang dirancang untuk meningkatkan kemampuan peserta dalam membangun, menyusun, menerapkan, mengendalikan, dan melakukan evaluasi terhadap Procedure dan Work Instruction sebagai bagian penting dari Quality Management System (QMS). Prosedur dan instruksi kerja yang jelas, terstruktur, dan konsisten menjadi dasar untuk memastikan setiap aktivitas organisasi dilaksanakan sesuai standar, persyaratan mutu, serta tujuan yang telah ditetapkan.

Pelatihan membahas prinsip dasar QMS, identifikasi proses, penyusunan Process Map, dokumentasi prosedur, teknik penulisan Work Instruction, penetapan tanggung jawab, pengendalian dokumen dan rekaman, serta mekanisme review dan improvement. Peserta juga akan memahami perbedaan fungsi antara Policy, Procedure, Work Instruction, Form, dan Record serta hubungan masing-masing dalam sistem dokumentasi mutu.

Melalui kombinasi teori, diskusi, studi kasus, dan praktik penyusunan dokumen, peserta akan diarahkan untuk menghasilkan Procedure dan Work Instruction yang mudah dipahami, dapat diterapkan, serta mendukung konsistensi proses kerja. Pelatihan juga membekali peserta dengan kemampuan mengevaluasi efektivitas dokumen dan melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem dokumentasi organisasi.

Tujuan Training Quality Management System for Procedure and Work Instruction

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

• Memahami konsep Quality Management System dan dokumentasi mutu.
• Memahami struktur dan hierarki dokumen dalam QMS.
• Mengidentifikasi proses yang membutuhkan Procedure dan Work Instruction.
• Menyusun Procedure secara sistematis dan efektif.
• Menyusun Work Instruction yang jelas dan aplikatif.
• Menentukan tanggung jawab dan kewenangan dalam setiap proses.
• Menerapkan pengendalian dokumen dan rekaman.
• Melakukan review, evaluasi, dan improvement terhadap dokumen QMS.

Manfaat Training Quality Management System for Procedure and Work Instruction

Peserta akan memperoleh manfaat berupa:

• Meningkatkan kualitas dokumentasi sistem manajemen.
• Menciptakan prosedur kerja yang lebih konsisten.
• Mengurangi kesalahan akibat instruksi kerja yang tidak jelas.
• Mempermudah proses transfer pengetahuan kepada karyawan.
• Meningkatkan kepatuhan terhadap standar dan ketentuan internal.
• Mempermudah monitoring dan audit proses kerja.
• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional.
• Mendukung continuous improvement dalam organisasi.

Materi Bahasan 2 Hari

Hari Pertama

Sesi 1. Quality Management System & Documented Information

• Konsep dasar Quality Management System (QMS).
• Prinsip-prinsip manajemen mutu.
• Peran dokumentasi dalam sistem manajemen mutu.
• Struktur dan hierarki dokumen QMS.
• Perbedaan Policy, Procedure, Work Instruction, Form, dan Record.
• Documented Information dalam sistem manajemen.
• Hubungan dokumentasi dengan proses bisnis.
• Identifikasi kebutuhan dokumentasi organisasi.

Sesi 2. Process Mapping & Procedure Development

• Konsep process approach.
• Identifikasi proses utama dan proses pendukung.
• Input, process, output, customer, dan supplier.
• Penyusunan Process Map.
• Identifikasi aktivitas dan sequence proses.
• Penentuan critical process dan control point.
• Identifikasi risiko dalam proses.
• Menentukan proses yang membutuhkan Procedure.

Sesi 3. Teknik Penyusunan Procedure

• Struktur dan komponen Procedure.
• Penentuan tujuan dan ruang lingkup.
• Definisi dan istilah.
• Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan.
• Penyusunan langkah-langkah proses.
• Flowchart dan process diagram.
• Penentuan control point dan acceptance criteria.
• Teknik penulisan Procedure yang efektif.
• Kesalahan umum dalam penyusunan Procedure.

Sesi 4. Penyusunan Work Instruction

• Konsep dan fungsi Work Instruction.
• Perbedaan Procedure dan Work Instruction.
• Menentukan kebutuhan Work Instruction.
• Teknik menguraikan pekerjaan secara detail.
• Penyusunan langkah kerja secara sequential.
• Penulisan instruksi yang sederhana dan mudah dipahami.
• Penggunaan gambar, tabel, diagram, dan checklist.
• Identifikasi critical point dan safety/quality point.
• Studi kasus penyusunan Work Instruction.

Hari Kedua

Sesi 5. Document Control & Record Management

• Prinsip document control.
• Document identification dan numbering system.
• Document approval dan authorization.
• Distribusi dan akses dokumen.
• Pengendalian perubahan dokumen (revision control).
• Pengelolaan dokumen obsolete.
• Retensi dan pengendalian record.
• Document Master List.
• Digital document management.

Sesi 6. Review, Verification & Validation Procedure

• Pentingnya review terhadap dokumen QMS.
• Verifikasi kesesuaian isi dokumen.
• Validasi Procedure dan Work Instruction.
• Review berdasarkan kebutuhan pengguna.
• Identifikasi gap dan ketidaksesuaian.
• Konsistensi antara Procedure dan Work Instruction.
• Pengujian implementasi dokumen.
• Teknik memperoleh feedback dari process owner dan user.

Sesi 7. Audit & Improvement terhadap Procedure dan Work Instruction

• Hubungan dokumen QMS dengan internal audit.
• Audit terhadap implementasi Procedure.
• Identifikasi nonconformity dan gap.
• Analisis penyebab ketidaksesuaian dokumen.
• Corrective Action dan Preventive Action.
• Evaluasi efektivitas Procedure dan Work Instruction.
• Integrasi PDCA dalam document improvement.
• Continuous improvement dokumentasi QMS.

Sesi 8. Praktik Penyusunan Procedure & Work Instruction

• Pemilihan proses untuk studi kasus.
• Penyusunan Process Map.
• Penyusunan Procedure.
• Penyusunan Work Instruction.
• Penyusunan flowchart dan checklist.
• Penetapan document control dan revision history.
• Review dan simulasi implementasi dokumen.
• Presentasi hasil dan evaluasi.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan Procedure dan Work Instruction?
Procedure menjelaskan bagaimana suatu proses dilaksanakan secara sistematis, sedangkan Work Instruction memberikan instruksi yang lebih detail mengenai cara melakukan aktivitas tertentu.

2. Siapa yang cocok mengikuti training ini?
Training cocok untuk Quality Management, Quality Assurance, Document Control, Process Owner, Supervisor, Manager, Internal Auditor, dan personel yang terlibat dalam penyusunan dokumen QMS.

3. Apakah peserta akan belajar membuat dokumen secara praktik?
Ya. Peserta akan melakukan praktik penyusunan Process Map, Procedure, dan Work Instruction berdasarkan studi kasus.

4. Apakah training membahas pengendalian dokumen?
Ya. Materi mencakup document numbering, approval, distribution, revision control, obsolete document, retention, dan pengelolaan record.

5. Apa hasil yang diharapkan setelah mengikuti training?
Peserta diharapkan mampu menyusun, mengendalikan, mengevaluasi, dan meningkatkan Procedure serta Work Instruction agar lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan proses organisasi.

Untuk itu Pemerintah Daerah Dan Swasta haruslah memiliki pengetahuan dan pemahaman yang optimal mengenai Opsi di Atas untuk itu kami LATIHNAS PENGEMBANGAN MANAJEMEN Meyelengarakan Training Quality Management System for Procedure and Work Instruction

PROSEDUR PENDAFTARAN

Surat beserta jadwal kegiatan akan dikirim setelah melakukan konfirmasi ke kami.
Surat beserta jadwal dapat dikirim melalui Faximile/Email atau WhatsApp.
Bagi Peserta minimal 6 orang dapat menentukan waktu, tempat dan materi kegiatan
Pendaftaran peserta paling lambat 5 hari sebelum pelaksanaan kegiatan
Materi sesuai jadwal yang telah terlaksana bisa dijadwalkan kembali sesuai keinganan peserta

KONTAK PERSON

Telp/Fax : 021-22036025
HP : 0813 1607 9019 – 0811 9229 577
WhatsApp : 0813 1607 9019 – 0811 9229 577